Wat zijn persoonsgegevens?
De term ‘Persoonsgegevens’ (hierna ‘PG’s’ genoemd) verwijst naar alle informatie die op jou betrekking heeft en die jou direct of indirect identificeert.
Dit betreft bijvoorbeeld je login, naam, geslacht, geboortedatum, postadres of mailadres.
Inderdaad, om optimaal gebruik te kunnen maken van onze diensten en met name van gepersonaliseerde diensten bezorg je het PSK bepaalde PG’s. Voor een aantal diensten zijn bepaalde gegevens zelfs noodzakelijk (bijvoorbeeld voor de aankoop van tickets).
Dit kan ook betrekking hebben op de gebruiksgegevens die automatisch worden verzameld bij jouw bezoek aan onze website. We slaan informatie over je gebruik immers op via een trackingproces, zoals een cookie.
Ons engagement?
Het Paleis voor Schone Kunsten (hierna ‘PSK’ genoemd), naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, is belast met de multidisciplinaire programmatie van pedagogische, culturele en artistieke evenementen.
Wij hechten veel belang aan de eerbiediging en de bescherming van je PG’s die wij verwerken in het kader van de uitvoering van onze openbare opdracht en van onze diensten.
Wij verbinden ons ertoe je PG’s op een loyale, geoorloofde en transparante manier te verwerken zoals vereist door de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (hierna ‘de Wet’) en de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna ‘AVG’).
Dit Charter kadert in onze wens om transparant te werk te gaan en je toe te laten je gebruikerservaring te verbeteren.
Wie zijn wij?
Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke (hierna ‘VV’) voor onze producties, gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke voor onze coproducties en als nieuwe verwerkingsverantwoordelijke voor de evenementen van andere externe organisatoren en/of zaalhuurders.
CONTACTGEGEVENS VAN DE VV
Paleis voor Schone Kunsten
Naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk
KBO 895.408.978
Ravensteinstraat 23
1000 Brussel
Functionaris voor Gegevensbescherming
Met vragen over jouw PG’s kan je terecht bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming op het volgende adres: dpo@bozar.be
Welke categorieën PG’s verwerken we?
Je identificatiegegevens
zoals je naam, voornaam, postadres, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), identiteitskaart, foto, filmopnamen, enz.
Geboortedatum
We zijn wettelijk verplicht om ouderlijke toestemming te krijgen voor jongeren onder de 13 jaar, evenals voor de leeftijdscontrole voor bepaalde gebeurtenissen en de toepassing van voorkeurstarieven.
Navigatiegegevens
Zoals IP-adres, datum en uur van bezoek, type domein waarmee je verbinding maakt met het internet, je voorkeuren, enz.
Locatiegegevens of andere gegevens met betrekking tot de communicatie; specifiek voor de BOZAR app
Wanneer je de BOZAR app gebruikt kunnen je locatiegegevens (GPS-positie) in het gebouw worden geactiveerd als je Bluetooth aan staat (pop-up om BT te activeren). De technologie die hiervoor gebruikt wordt zijn de zenders die zich in openbare ruimtes bevinden en nooit te herleiden zijn naar een bepaald individu.
Deze gegevens zijn niet gecorreleerd met persoonlijke identificatie (telefoonnummer, naam, adres, enz.)
Als voor andere communicatie-gerelateerde gegevens kan je meldingen ontvangen
Als je je als gebruiker van de BOZAR app in de buurt van een zender bevindt, verschijnt er een pop-up op je apparaat met aanvullende informatie.
Professionele gegevens, gegevens over studie en opleiding
Titel/functie, naam van de werkgever, curriculum vitae (met name om een stage te lopen, te solliciteren naar een betrekking of om te voldoen aan de selectievereisten voor bepaalde overheidsopdrachten die door het PSK worden uitgeschreven).
Meer informatie over de verwerking van je professionele gegevens en PG’s in het kader van de rekrutering vind je op de pagina Jobs, stages & vrijwilligerswerk.
Gevoelige gegevens
In het algemeen verwerken we geen gegevens zoals je seksuele geaardheid, je religieuze of politieke overtuiging, gegevens m.b.t. je gezondheid of etnische afkomst.
Betalings- en facturatiegegevens
Deze gegevens worden bewaard om de bestelling te kunnen verwerken en onze wettelijke boekhoudkundige verplichtingen na te komen.
Apparaat ID gegevens: Wifi clearpass
Als je verbinding maakt met BozarWifi in het gebouw, moet je je apparaat registreren om toegang te krijgen en om toegang te krijgen tot het netwerk volgens het gebruikersprofiel dat bij jou hoort.
Wat zijn onze bronnen?
Jij bent onze belangrijkste rechtstreekse bron voor de verzameling van PG’s wanneer je je bijvoorbeeld inschrijft voor een nieuwsbrief of wanneer je tickets bestelt. Wij verwachten dan ook correcte en actuele PG’s van jou.
Sommige van jouw PG’s, zoals de door jou geraadpleegde pagina’s, de datum en het uur van je bezoek aan onze site of je locatiegegevens op de BOZAR app, worden automatisch verzameld via de geraadpleegde servers (bij je bezoek aan de pagina’s van onze website of de applicatie) en ‘cookies’ die op onze site worden geplaatst.
Voor meer informatie over het begrip ‘cookie’, het gebruik ervan en de exacte gegevens die worden verzameld kan je terecht op onze pagina cookiebeleid.
We kunnen jouw PG’s ook via onze partners of zaalhuurders of van derden krijgen. Dit is alleen mogelijk als je je uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven, die je naar eigen goeddunken ook weer kunt intrekken.
Wat doen we met uw persoonsgegevens?
Aankoop van tickets of inschrijving voor een gratis evenement of reservatie van rondleiding
We verzamelen je PG’s voornamelijk om de contractuele relatie rond je bestelling van tickets voor een evenement in het PSK tot stand te brengen, uit te voeren en op te volgen (bijvoorbeeld om je boeking op te volgen en je op de hoogte te houden van het evenement waarvoor je tickets hebt gekocht).
Digital Wayfinding
BOZAR maakt gebruik van Bluetooth-lokalisatie-informatie voor digitale bewegwijzering op het terrein van BOZAR; dit maakt pop-ups mogelijk in de nabijheid van 'tentoonstellingsstukken'.
Beheer van de toegangen
Wanneer je je aanbiedt bij het paleis kunnen wij je identiteitskaart vragen om je geboortedatum te controleren. Zo kunnen we nagaan of het juiste tarief werd aangerekend bij de aankoop van je ticket.
Inschrijven voor een of meerdere nieuwsbrieven
Bij jouw inschrijving voor een of meerdere van onze nieuwsbrieven verzamelen wij jouw PG’s. Je kan je inschrijving beheren via ons online formulier.
Marktonderzoek
Er kan, op vrijwillige basis, een tevredenheidsonderzoek of een marktonderzoek worden georganiseerd. Je bent niet verplicht hieraan mee te doen.
Direct marketing
De gegevens worden ook gebruikt voor direct marketing voor gelijkaardige evenementen in het aanbod van het PSK. Je kan je te allen tijde verzetten tegen deze direct marketing en vragen dat het PSK je van deze lijst verwijdert. Zo vind je onderaan in elke e-mail de mogelijkheid om je uit te schrijven voor alle e-mails. Door je van deze lijst te verwijderen, schrijf je je ook uit voor alle nieuwsbrieven waarvoor je ingeschreven was.
Verzending van brochures
Als abonnee kan je diverse brochures per post aanvragen.
Profileren
Het PSK combineert de door jou aangeleverde gegevens en het gebruik van de site om je enerzijds een optimale navigatie-ervaring te kunnen bieden en je anderzijds per mail op de hoogte te kunnen houden van persoonlijke aanbiedingen.
Opnames
Sommige van onze concerten of evenementen kunnen rechtstreeks (live streaming) of op een later tijdstip worden uitgezonden. Het kan dus zijn dat je wordt gefilmd.
Overdracht aan derden
Je PG’s kunnen worden doorgegeven aan de organisator van het evenement waarvoor je tickets hebt gekocht, dit evenwel enkel om het goede verloop ervan te verzekeren.
Als je je uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven, kan hij je PG’s ook gebruiken om jou andere evenementen voor te stellen. Meer hierover kan je lezen in de privacyverklaring van de organisator – (zie rubriek ‘Hosted Event’).
In deze context worden je PG’s ook gebruikt om de gegevens die al in de database voorkomen te valideren, te corrigeren of met elkaar te verbinden.
We kunnen je PG’s delen met onze externe leveranciers voor zover zij deze nodig hebben om ons hun diensten te verlenen. Desgevallend sluiten we een contractueel akkoord om de conformiteit met de AVG te garanderen.
Controle van de wettelijkheid van de verrichtingen
De PG’s kunnen worden verwerkt om inbreuken te voorkomen of op te sporen, zoals bijvoorbeeld ongeoorloofde doorverkoop van tickets, schending van intellectuele-eigendomsrechten, fraude met betrekking tot elektronische betaling of andere inbreuken.
Een sollicitatie voor een functie
Indien je je kandidaat stelt voor een functie binnen het PSK worden je PG’s bewaard in het kader van de sollicitatieprocedure, zie pagina Jobs, stages & vrijwilligerswerk
Klacht of verloren voorwerpen
Je persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om te antwoorden op de klacht die je aan ons hebt gericht en om je desgevallend te vergoeden. Heeft jouw klacht betrekking op een evenement dat georganiseerd wordt door een externe organisator, een Hosted Event, dan zullen wij je klacht doorsturen zodat hij de klacht kan afhandelen. Hetzelfde geldt wanneer je tijdens een bezoek aan het PSK persoonlijke bezittingen verliest.
Verbetering van onze diensten
Met je PG’s kunnen we onze diensten optimaliseren (bijvoorbeeld de inhoud van of navigatie op onze website of de BOZAR-app aanpassen en verbeteren), sleutelen aan de efficiëntie van onze marketing- of reclamecampagnes en statistieken opmaken.
Voor elk ander doel hebben we jouw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming nodig, met name voor reclameacties van derden, de verzending van een nieuwe nieuwsbrief waarop je nog niet hebt ingetekend.
Wie verwerkt uw PG’s?
Met inachtneming van het beginsel van de minimale gegevensverwerking hebben de erkende personeelsleden van het PSK toegang tot je PG’s.
Onze onderaannemers en externe dienstverleners
Om bepaalde taken uit te voeren en onze dienstverlening te verzekeren, doen wij een beroep op externe dienstverleners.
Het betreft hier onder meer onze leverancier van toepassingen, voor ons ticketingsysteem.
Wij eisen van onze onderaannemers hetzelfde beschermingsniveau als het onze en wij vragen dat zij jouw PG’s niet gebruiken voor andere doeleinden dan degene die wij bepaald hebben.
Daarnaast moeten zij over passende veiligheidsmaatregelen beschikken om zich te beschermen tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking van je PG’s en tegen toevallig verlies, vernietiging of beschadiging van je PG’s.
Dit is contractueel gegarandeerd en zij zijn enkel gemachtigd om je PG’s te verwerken voor het toegelaten doeleinde, met de vereiste discretie en veiligheidsmaatregelen.
Met wie delen we uw PG’s?
Met onze culturele partners
In het kader van onze openbare opdracht werken we nauw samen met andere instellingen zoals het Belgian National Orchestra (BNO) en de Koninklijke Muntschouwburg.
De concerten van het BNO zijn coproducties. Wanneer je een concertticket van het BNO koopt via ons doe je een aankoop bij twee gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, het PSK en het BNO. Op basis van deze overeenkomst heeft het BNO ook toegang tot jouw PG’s en kan het later opnieuw contact met je opnemen om je concerten voor te stellen die vergelijkbaar zijn met de concerten waarvoor je tickets hebt gekocht.
Voor alle vragen in verband met de verwerking van je PG’s door het BNO, kan je contact opnemen via het adres https://www.nationalorchestra.be/nl/privacyverklaring
Met onze klanten – de ‘Hosted Events’
Wanneer je een ticket koopt voor een evenement georganiseerd door (een) externe producent(en) in onze zalen, verstrekken wij enkel de PG’s die nodig zijn voor de volledige uitvoering van je bestelling (informatie betreffende een eventuele verandering van zaal, uur, artiest, …).
We vragen deze externe organisatoren om je PG’s slechts te bewaren voor de duur die nodig is voor de organisatie van hun evenement. Na deze periode worden ze gewist, geanonimiseerd of bewaard voor uitsluitend statistische doeleinden, zonder enige vorm van exploitatie. Bij aankoop van een ticket in een pakketformule bezorgen wij jouw PG’s ook aan de organisator van het evenement in kwestie. Om deze pakketten te kunnen verwerken moet hij immers over je gegevens en je bestelling beschikken.
In de andere gevallen is jouw uitdrukkelijke toestemming steeds vereist.
Onder de gelijknamige tab op onze website staan de ‘Hosted Events’ vermeld.
Met de overheid
Jouw PG’s kunnen eveneens worden bekendgemaakt krachtens een wet, een reglement of een beslissing van een bevoegde regelgevende instantie of gerechtelijke overheid.
Met Meridian platform en op Google Cloud Services
Wanneer je de BOZAR app gebruikt, worden je gegevens opgeslagen nadat ze geanonimiseerd zijn, om informatie over locatiediensten te rapporteren (via het Meridian-platform).
Welke beveiliging geldt er voor uw PG’s?
Wij verbinden ons ertoe alles in het werk te stellen om je PG’s te beschermen, in overeenstemming met de wet en de nieuwste technologieën.
Zo hebben we passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om je PG’s te beschermen. Deze maatregelen zijn bedoeld om een passende beveiliging te bieden m.b.t. de risico’s die gepaard gaan met de verwerking van je PG’s.
Onze computerinfrastructuur wordt op verschillende manieren beveiligd, zoals met diensten voor perimeterbeveiliging met behulp van firewalls, maar ook met filtersystemen voor e-mails. Er bestaan verschillende systemen om informatie op te slaan. Bovendien wordt gegevensuitwisseling tussen de verschillende interfaces versleuteld en zo beschermd.
Je transacties worden ook beveiligd via encryptiesystemen.
Om ongeoorloofde toegang tot of wijzigingen van de gegevens zoveel mogelijk te vermijden, verwerken de personeelsleden van het PSK, partners of onderaannemers je PG’s enkel overeenkomstig dit Privacy Charter.
We vestigen jouw aandacht evenwel op het feit dat we de veiligheid van je PG’s niet kunnen garanderen tijdens hun overdracht via het internet.
We vestigen je aandacht tevens op de bijzondere risico’s die verband houden met de specifieke kenmerken van het internet, netwerken en het feit dat informatie over PG’s zonder jouw medeweten kan worden verzameld en/of doorgespeeld naar landen die geen passend beschermingsniveau garanderen.
Hoelang bewaren we uw PG’s?
Het PSK bewaart je gegevens uitsluitend voor de duur die nodig is om de hierboven beschreven doeleinden te vervullen en om de wettelijke bewaringsverplichtingen na te leven die ons worden opgelegd.
De bewaringstermijn van de PG’s bedraagt gewoonlijk 10 jaar.
Deze termijn werd om praktische redenen vastgelegd en het is onze boekhoudkundige verplichting om de gegevens gedurende 10 jaar te bewaren, mits technisch haalbaar.
Als je gedurende een periode van 10 jaar niet actief bent geweest of geen contact hebt gezocht met het PSK, dan ontvang je een e-mail met de vraag of wij jouw account kunnen deactiveren.
Na deze periode worden ze gewist, geanonimiseerd of bewaard voor uitsluitend statistische doeleinden, zonder enige vorm van exploitatie.
Voor WIFI worden de apparaat-ID gegevens na 31 dagen gewist.
De PG’s van uw kinderen?
Als ouders word je verzocht om toezicht te houden op je kinderen wat betreft het gebruik van hun persoonsgegevens en hun toegang tot de online/offline diensten van het PSK.
De leeftijd voor online meerderjarigheid is vastgesteld op 13 jaar. De minderjarige jonger dan 13 jaar verklaart en erkent derhalve de voorafgaande toestemming te hebben verkregen van zijn ouders of van de persoon die het ouderlijk gezag uitoefent.
Wat zijn uw rechten?
Je beschikt over een recht op toegang, recht op rectificatie (in geval van onjuiste gegevens) en recht op wissing van je inschrijvingsgegevens.
Je hebt het recht om je, op grond van ernstige en gerechtvaardigde redenen, te verzetten tegen elke vorm van verwerking van je inschrijvingsgegevens.
Je hebt het recht om je te allen tijde te verzetten tegen het gebruik van je PG’s voor directmarketingdoeleinden.
Je kunt je verzoek tot toegang, wijziging, wissing of bezwaar indienen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming door hem een gedetailleerd verzoek te bezorgen op dpo@bozar.be
Hij zal de gegrondheid van je verzoek beoordelen en zo snel mogelijk antwoorden. Dat antwoord zal in ieder geval binnen een termijn van een maand na ontvangst van het verzoek volgen.
Deze termijn kan indien nodig met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken.
Bovendien is het mogelijk dat het PSK, ten gevolge van je verzoek, je identiteit moet controleren om misbruik of identiteitsfraude te vermijden. Voor deze controle kunnen er ook bijkomende gegevens nodig zijn, zoals een kopie van je identiteitskaart.
Overigens kan je je verzetten tegen het opslaan van je gebruiksgegevens door je browser te configureren.
Welke beroepen zijn er mogelijk bij welke toezichthoudende overheid?
In geval van betwisting van een beslissing van de Functionaris voor Gegevensbescherming of voor elk ander bezwaar tegen de verwerking van jouw PG’s, kan je gratis een klacht indienen bij de toezichthoudende overheid:
GEGEVENSBESCHERMINGSAUTORITEIT
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be
Website: www.privacycommission.be
Wijzigingen aan dit Charter
Dit Charter kan op elk moment worden aangepast als gevolg van de ontwikkeling van nieuwe verwerkingen door het PSK of van de wijziging van de geldende wetgeving.
Elke wijziging treedt onmiddellijk in werking. Wij nodigen je dan ook uit om deze pagina regelmatig door te nemen.
De laatste wijziging vond plaats op 16.12.2020